Właśnie skończyłam rozmowę na skypie. Trwała bite trzy godziny. A ja się zastanawiam, czego w zasadzie dotyczyła, i co z niej wynika?

Dlaczego w ogóle się nad tym zastanawiam? Bo doszła do mnie totalna niedorzeczność całej sytuacji.

Nie była to prywatna rozmowa z siostrą czy przyjaciółką o sprawach wszelkich, lecz rozmowa trójki partnerów pracujących nad wspólnym projektem… Partnerów, będących na co dzień konsultantami pomagającymi swoim klientom usprawniać życie ich organizacji, w tym lepszego wykorzystania czasu licznych spotkań….

Niczym bumerang wrócił do mnie artykuł Freda Kofmana – autora światowego bestsellera „Świadomy Biznes” i dyrektora Centrum Świadomego Biznesu, który prezentuje przekonujące argumenty na rzecz skrócenia czasu spotkań nawet o … 90%.

Rozwiązaniem nie są ani krótsze spotkania, ani zmniejszenie ilości omawianych problemów.

Gdzie zatem tkwi haczyk?

Haczyki są co najmniej trzy:

• Otóż tak dobrze nam znane składowe spotkań jak: dyskusja, aktualizacja danych, przegląd, raport, informacja, sprawdzenie, rozważenie czy zapoznanie się z nowymi elementami nie mogą być jego ostatecznymi, a jedynie pośrednimi celami. Są ważne tylko o tyle, o ile pomagają w zrealizowaniu celu ostatecznego – „zdecydować i zobowiązać się”.
• Takie podejście oznacza konieczność poświęcenia odpowiedniej ilości czasu na przygotowanie wszelkich niezbędnych kwestii przed i poza czasem spotkania.
• Jeśli efektem spotkania jest zmiana, którą można było osiągnąć bez spotykania się, pozostaje ono bezwartościowe.

Jak zatem uniknąć takiej sytuacji?

• Przed kolejnym spotkaniem uważnie przyjrzyj się jego agendzie i upewnij się, że jest w niej jasno sformułowany cel.
• Podczas spotkania skup się tylko na tym, co bezpośrednio przybliży Cię do postawionego celu, a mianowicie podjęciu decyzji i zobowiązaniu się.
• Następnie wykreśl z niej te wszystkie czynności, które nie oznaczają podjęcia decyzji, i do których nie jest niezbędne spotkanie. Będą to:
  • dyskusja
  • aktualizacja danych
  • przegląd
  • informowanie
  • raportowanie
  • prezentowanie
  • sprawdzanie
  • prowadzenie dialogu
  • ewaluacja
  • rozważania
  • edukowanie.

Większość powyższych elementów można skutecznie przeprowadzić za pomocą e-maila, Loomio, dokumentu umieszczonego na wewnętrznym dysku sieciowym czy na Google drive.

Zaskakujące, prawda? Ale jeśli tylko zastosujesz się do powyższych rad – gwarantuję Ci sukces. Skąd to wiem? Bo miałam już to szczęście uczestniczyć i w takich spotkaniach!